Παράρτημα Β - Ενημέρωση για Προσωπικά Δεδομένα Υποκειμένων

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β Ενημέρωση για προσωπικά δεδομένα υποκειμένων

 

Με την υποβολή από το γονέα της αίτησης εγγραφής στα Θερινά Προγράμματα του Ελληνοαμερικανικού Εκπαιδευτικού Ιδρύματος (Ε.Ε.Ι), τα στοιχεία του αιτούντος γονέα, καθώς και αυτά που δηλώνονται για λογαριασμό του μαθητή και του έτερου γονέα, καταχωρούνται στην ειδική καρτέλα του γονέα και του μαθητή αντίστοιχα, που τηρείται στην κεντρική ηλεκτρονική βάση δεδομένων που διατηρεί το Ε.Ε.Ι. (Υπεύθυνος Επεξεργασίας Δεδομένων). Οι έντυπες αιτήσεις εγγραφής τηρούνται στη Γραμματεία Ειδικών Προγραμμάτων. Σημειώνεται ότι ο γονέας έχει δυνατότητα να ελέγξει / διορθώσει / συμπληρώσει / επικαιροποιήσει τα στοιχεία του αποστέλλοντας email στο srmchanges@haef.gr.

 

Επεξεργασία δεδομένων: Η επεξεργασία των δεδομένων αφορά ειδικότερα τη συλλογή, καταχώριση, οργάνωση, διάρθρωση, αποθήκευση τους στο αρχείο του Ε.Ε.Ι., τη χρήση τους σε περίπτωση επικοινωνίας του Ε.Ε.Ι. με τον γονέα / τους  γονείς, την πρόσβαση σε αυτά των αρμόδιων Υπηρεσιών του Ε.Ε.Ι. (όπως γραμματεία Ειδικών Προγραμμάτων, λογιστήριο αναφορικά με τα οικονομικά δεδομένα, τμήμα μεταφοράς αναφορικά με τη μεταφορά των μαθητών), τη διαγραφή ή καταστροφή τους. Η επεξεργασία και προστασία των προσωπικών δεδομένων του μαθητή και των γονέων, ως αυτά δηλώνονται κατά την εγγραφή στα Θερινά Προγράμματα ή επικαιροποιούνται από τον ίδιο το γονέα, υπόκειται στους παρόντες όρους καθώς και στις σχετικές διατάξεις του Γενικού Ευρωπαϊκού Κανονισμού 2016/679 (εφεξής «Γενικός Κανονισμός»), όπως αυτός συμπληρώνεται με τις εθνικές διατάξεις για την προστασία των δεδομένων, είναι σύμφωνη με τους καταστατικούς σκοπούς του ΕΕΙ και γίνεται εις εκτέλεση  της συμφωνίας με το γονέα για παροχή της συγκεκριμένης υπηρεσίας.

 

Προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται: Το Ε.Ε.Ι. συλλέγει και επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα που είναι απαραίτητα για την εξυπηρέτηση συγκεκριμένων σκοπών σχετιζόμενων με την εγγραφή μαθητών στις υπηρεσίες του (Θερινά Προγράμματα). Ενδεικτικά αναφέρονται: (α) Δημογραφικά στοιχεία (ονοματεπώνυμο μαθητή και γονέων/κηδεμόνων, ημερομηνία γέννησης μαθητή, Σχολική μονάδα και τάξη που φοιτά, μητρώο μαθητή στο Σχολείο), (β) Ονοματεπώνυμο γονέων, (γ) Στοιχεία επικοινωνίας γονέων (διεύθυνση κατοικίας, διεύθυνση αλληλογραφίας, τηλέφωνα γονέων), (δ) στοιχεία οικονομικά υπεύθυνου γονέα (ΑΦΜ, Δ.Ο.Υ.), (ε) δεδομένα υγείας, όπως αυτά δηλώνονται από τον γονέα (σε χωριστή δήλωση που υποβάλει στη γραμματεία Ειδικών Προγραμμάτων) προκειμένου να συμμετέχει ο μαθητής στις αθλητικές δραστηριότητες, (στ) οπτικοακουστικό υλικό (φωτογραφίες, βίντεο) από τις δράσεις των Θερινών Προγραμμάτων (εκδηλώσεις, παρουσιάσεις, αγώνες, βραβεύσεις, συμμετοχή σε δράσεις).

 

Σκοποί επεξεργασίας και νομική βάση επεξεργασίας: Τα χορηγούμενα από τα υποκείμενα προσωπικά δεδομένα, επεξεργάζονται από το Ε.Ε.Ι. για την εξυπηρέτηση των σκοπών που σχετίζονται με την εγγραφή και παρακολούθηση από τον μαθητή των Θερινών Προγραμμάτων του Ε.Ε.Ι., όπως ειδικότερα περιγράφονται κατωτέρω: (α) Η εγγραφή μαθητών στα Θερινά Προγράμματα του Ε.Ε.Ι., η παροχή της υπηρεσίας των Θερινών Προγραμμάτων από το Ε.Ε.Ι, καθώς επίσης και η διεκπεραίωση των σχετικών συμβατικών υποχρεώσεων μεταξύ των γονέων και του Ε.Ε.Ι., (β) η κοινολόγηση με διαβίβαση σε τρίτους ή/και έγκριση πρόσβασης τρίτων που συνδέονται συμβατικά με το Ε.Ε.Ι. στη βάση δεδομένων του Ε.Ε.Ι. με σκοπό αποκλειστικά την εξυπηρέτηση των υπηρεσιών που έχει αναλάβει το Ε.Ε.Ι. έναντι του  γονέα («όπως Μεταφορά»), (γ) Η απαραίτητη επικοινωνία με τους γονείς / κηδεμόνες των εγγεγραμμένων στα Θερινά Προγράμματα μαθητών (τηλεφωνικά ή ηλεκτρονικά ή εντύπως στην διεύθυνση αλληλογραφίας που έχουν δηλώσει οι γονείς) για θέματα που αφορούν το μαθητή και το πρόγραμμα των Θερινών Προγραμμάτων στα οποία συμμετέχει ο μαθητής. Για τα ανωτέρω υπό α-γ νομική βάση επεξεργασίας των δεδομένων αποτελεί η συμβατική σχέση του Ε.Ε.Ι. με τον γονέα καθώς και η εκ του νόμου υποχρέωση του Ε.Ε.Ι. για την έκδοση των απαιτούμενων φορολογικών παραστατικών. (δ) Η ασφάλεια και προστασία του μαθητή κατά τη συμμετοχή του στα Θερινά Προγράμματα, με την ενημέρωση του Ε.Ε.Ι. από τον γονέα ιατρικών θεμάτων που αφορούν το μαθητή και γενικών πληροφοριών αναφορικά με την υγεία του. Νομική βάση επεξεργασίας αποτελεί η συγκατάθεση του γονέα που χορηγεί προς το Ε.Ε.Ι. στην ειδική δήλωση γονέα που συνυποβάλει με την αίτηση εγγραφής. (ε) Επικοινωνία του Ε.Ε.Ι. (ηλεκτρονική ή έντυπη) με τους γονείς του μαθητή για έτερες εκδηλώσεις, δράσεις του Ε.Ε.Ι., ενημερώσεις για άλλα προγράμματα του Ε.Ε.Ι ή/και τα Θερινά Προγράμματα των επομένων του  παρόντος ετών. Νομική βάση επεξεργασίας αποτελεί το έννομο συμφέρον του Ε.Ε.Ι. και των Σχολείων του να ενημερώνει τους γονείς για δραστηριότητες που λαμβάνουν χώρα εντός της σχολικής κολλεγιακής κοινότητας και αφορούν, προάγουν, εμπλουτίζουν και στηρίζουν τους μαθητές του Σχολείου και των προγραμμάτων του Ε.Ε.Ι. (όπως ενδεικτικά ενημέρωση για δράσεις της Υπηρεσίας του Ε.Ε.Ι. Development Office), οι οποίες στηρίζουν το Ταμείο Υποτροφιών του Ε.Ε.Ι. (στ) Η έκδοση εντύπων ή/και ηλεκτρονικών αναμνηστικών φωτογραφιών ή/και βίντεο, επετηρίδων και λοιπών ενημερωτικών ή αναμνηστικών λευκωμάτων  αναφορικά με τις δραστηριότητες των μαθητών κατά τα Θερινά Προγράμματα, η ανάρτηση επιλεγμένου υλικού στην επίσημη ιστοσελίδα του Ε.Ε.Ι. (www.haef.gr) και στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης που έχει επίσημη διαχείριση το Ε.Ε.Ι., η καταχώριση υλικού (γενική φωτογραφία συνόλου μαθητών Θερινών Προγραμμάτων Ε.Ε.Ι.) στην Ετήσια Έκθεση του Ε.Ε.Ι. και η καταχώριση φωτογραφικού υλικού σε εκδόσεις (βιβλία) του  Ε.Ε.Ι. Νομική βάση επεξεργασίας αποτελεί η συγκατάθεση που δίνει ο γονέας κατά την υποβολή της αίτησης εγγραφής. 

 

Αποδέκτες των δεδομένων: Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων περιορίζεται εντός του Ε.Ε.Ι. και τα προσωπικά δεδομένα είναι διαθέσιμα στους εργαζομένους του Ε.Ε.Ι. (εφόσον ανήκουν σε υπηρεσία που χρειάζεται εξ αντικειμένου να έχει πρόσβαση σε αυτά), που δεσμεύεται με υποχρέωση τήρησης εμπιστευτικότητας. Αποδέκτες των δεδομένων, κατόπιν νόμιμης υποχρέωσης, σύμβασης συνεργασίας ή και κατόπιν αιτήσεως - συγκατάθεσης του ίδιου του υποκειμένου των δεδομένων, είναι: (α) δημόσιες αρχές (Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων ή αντίστοιχοι δημόσιοι φορείς), (β) δικαστικές και εισαγγελικές αρχές σε περίπτωσης έγερσης αξιώσεων ή αξιόποινων πράξεων, (γ) συνεργάτες του Ε.Ε.Ι. (όπως ενδεικτικά εταιρεία μεταφοράς) που δεσμεύονται για την ασφαλή επεξεργασία προσωπικών δεδομένων ως εκτελούντες την επεξεργασία και μόνο στο πλαίσιο συγκεκριμένων εντολών που λαμβάνουν από το Ε.Ε.Ι.

 

Διάρκεια τήρησης δεδομένων: Η διάρκεια τήρησης αρχείου με τα στοιχεία των γονέων και του μαθητή ταυτίζεται κατ’ ελάχιστο με τη διάρκεια της υπηρεσίας των Θερινών Προγραμμάτων, για όσο χρόνο απαιτείται κατ’ αναλογία των επιδιωκόμενων σκοπών ως αυτοί ορίστηκαν ανωτέρω και για όσο χρόνο  απαιτείται από την κείμενη νομοθεσία και σε περίπτωση έγερσης αξιώσεων επί όσο χρόνο απαιτείται για την αμετάκλητη επίλυσή τους. Σημειώνεται ότι εφόσον ο μαθητής που συμμετέχει στα Θερινά Προγράμματα είναι μαθητής σε σχολείο του Ελληνοαμερικανικού Εκπαιδευτικού Ιδρύματος, τα προσωπικά δεδομένα του μαθητή και των γονέων διατηρούνται (ή και προϋπάρχουν) στην κεντρική βάση του Ε.Ε.Ι. με άλλη νομική αιτία και ειδικότερα την Εγγραφή μαθητή στις Σχολικές Μονάδες του Ε.Ε.Ι. (συμβατική σχέση). Περαιτέρω, σημειώνεται ότι αναφορικά με το οπτικοακουστικό υλικό (φωτογραφίες, βίντεο), στο οποίο περιλαμβάνεται η εικόνα του μαθητή, από τη συμμετοχή του στα Θερινά Προγράμματα, αυτό διατηρείται σε Ιστορικό Αρχείο του  Ε.Ε.Ι. που τηρείται στη Βιβλιοθήκη του Ε.Ε.Ι. και σε έντυπα, βιβλία, εκδόσεις που ομοίως καταχωρούνται στο Ιστορικό Αρχείο του Ε.Ε.Ι.

 

Δικαιώματα υποκειμένων: Το Ε.Ε.Ι. σέβεται και τηρεί όλα τα προβλεπόμενα από το Γενικό Κανονισμό δικαιωμάτων υποκειμένων των δεδομένων. Συγκεκριμένα τα υποκείμενα διατηρούν το δικαίωμα πρόσβασης, ενημέρωσης, κατόπιν σχετικού αιτήματος, και περαιτέρω πληροφόρησης σχετικά με τα δεδομένα τα οποία τηρεί το Ε.Ε.Ι. και με την πραγματοποιούμενη επεξεργασία. Ειδικότερα τα υποκείμενα διατηρούν το δικαίωμα διόρθωσης ή συμπλήρωσης των προσωπικών τους δεδομένων, της διαγραφής εφόσον έχει ολοκληρωθεί ο σκοπός επεξεργασίας και η εκ του νόμου ή συμβάσεως προβλεπόμενη διατήρηση αυτών, του περιορισμού της επεξεργασίας, της φορητότητας των δεδομένων που τα αφορούν και της εναντίωσης στην περαιτέρω επεξεργασία αυτών. Επίσης, αναφορικά με τις χορηγηθείσες από το γονέα συγκαταθέσεις, σημειώνεται ότι ο γονέας έχει δικαίωμα να τις ανακαλέσει ελεύθερα, χωρίς να θίγεται επεξεργασία που έχει ήδη πραγματοποιηθεί (ανάκληση για το μέλλον). Το Ε.Ε.Ι. σε περίπτωση ενάσκησης κάποιου εκ των ανωτέρω δικαιωμάτων θα απαντά εγγράφως εντός συγκεκριμένης προθεσμίας που ορίζεται από το Γενικό Κανονισμό από την παραλαβή του συγκεκριμένου αιτήματος.

 

Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων: Στο πλαίσιο της αποδοτικότερης προστασίας των προσωπικών δεδομένων που  συλλέγει και επεξεργάζεται το Ε.Ε.Ι. για τους ανωτέρω σκοπούς, έχει ορίσει Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων, προς τον οποίο τα υποκείμενα μπορούν να απευθύνονται για άσκησης των δικαιωμάτων τους, ως ακολούθως: κ. Μαριλένα Σαμαρά, Τηλέφωνο: (+30)2106798186, Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: dpo@haef.gr, Ιστοσελίδα: www.haef.gr, Ταχυδρομική διεύθυνση: Ελληνοαμερικανικόν Εκπαιδευτικόν Ίδρυμα, Στ. Δέλτα 15, 15452 Ψυχικό

 

Εποπτεύουσα Αρχή: Εποπτεύουσα Ελληνική Αρχή για παρακολούθηση εφαρμογής του Γενικού Κανονισμού και ζητήματα που αφορούν την επεξεργασία προσωπικών σας δεδομένων, έχει οριστεί η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Α.Π.Δ.Π.Χ). [www.dpa.gr, ταχ. διεύθυνση: Λ. Κηφισίας αρ.1-3, τκ. 11523, τηλέφωνο: +302106475600, φαξ: +302106475628, email: contact@dpa.gr].

 

[Μπορείτε να συμβουλευτείτε την αναλυτική Δήλωση Ενημέρωσης του Ε.Ε.Ι. για την προστασία κατά την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων των υποκειμένων στην ιστοσελίδα του Ε.Ε.Ι. (www.haef.gr)].